In der Skizze sehen Sie, wie einfach es ist, alle Schriftstücke immer dort zu haben, wo Sie sie auch finden. So haben Sie „just in time“ alle Vorgänge griffbereit, die Sie täglich benötigen und archivieren in Sekundenschnelle.
Doch ein Schritt nach dem anderen:
- Sie nehmen ein Schriftstück und legen es in eine Orga-Mappe.
- Falls die Mappe noch nicht in Ihrem Ablagesystem existiert, nehmen Sie nun einen Quick-Tab (einen selbstklebenden Reiter) beschriften ihn mit Namen oder Sachbegriff und kleben den Tab von hinten auf die Orga-Mappe auf.
- Nun stellen Sie nur noch die Orga-Mappe in die passende Orga-Box - und schon ist die Ablage erledigt - sofort und schnell. Durch das übersichtliche Reiter-System finden Sie ohne langes Suchen sofort jeden gewünschten Vorgang - denn das Auge sucht schneller als die Hand!
- Die Orga-Box stellen Sie nun auf Ihren Schreibtisch (wenn Sie den Inhalt mehrmals täglich benötigen) oder hängen sie mit zwei Griffleisten in Ihren Hängeregister-Auszug Ihres Schreibtisches (wenn Sie den Inhalt mehrmals pro Woche benötigen). Die Classei Orga-Boxen passen mit den Griffleisten in jedes handelsübliche Hängeregister-System.
- Benötigen Sie nun einen ganzen Vorgang oder ein einzelnes Schriftstück daraus, haben Sie mit einem Griff in die Orga-Box Ihre Orga-Mappe mit Ihren Dokumenten zur Hand - ganz ohne Aufstehen und ganz ohne Hochheben eines schweren Aktenordners. Die Mappen können sich beim Herausnehmen auch nicht verhaken, da keinerlei Haken oder Metall-Schienen verarbeitet werden.
- Wird der Vorgang nicht mehr täglich benötigt, stellen Sie die ganze Orga-Box in ein entfernteres Regal oder in einen Classata-Schubladenschrank. Weiter-hin haben Sie ungehinderten und schnellen Zugriff auf Ihre Akten. Und für den Fall, dass das Projekt in Ihrer ausgelagerten Orga-Box wieder aktuell wird, nehmen Sie die ganze Box mit einem Handgriff und stellen Sie wieder in Griff- und Arbeitsreichweite auf. Umständliches Umsortieren entfällt so komplett!
- Archivieren ist besonders einfach, wenn Sie Ihre Mappen mit „Verfallsdatum“ versehen - so wissen Sie genau, wann die Orga-Mappe oder die ganze Orga-Box ins Archiv oder Altarchiv gestellt werden soll. 8. Vom Archiv entsorgen Sie Dokumente, die nicht mehr der gesetzlichen oder firmeninternen Aufbewahrungsfrist unterliegen, in Sekundenschnelle: Sie geben einfach die komplette Orga-Mappe ins Altpapier oder leeren die abgelaufene Orga-Box in den Papierkorb. Sie müssen nicht mehr Papier und Aufbewahrungsmittel trennen oder einen teuren Aktenvernichter bestellen, der das Papier samt Hebelordnern in die Papierpresse werfen kann.
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