Firmengeschichte der Classei-Büroorganisation Egon Heimann GmbH
Wir über unsund die Entwicklung unserer Classei-OrganisationWas wir über uns zu sagen haben, hängt eng mit der Frage zusammen, wie ist das Schnell- oder Sofort-Ordnungssystem entstanden und wie hat es zu einer besseren Büroorganisation, insbesondere Schriftgutorganisation beigetragen?Unser Geschäftsführer, Herr Egon Heimann berichtet: Als Refa-Ingenieur war ich Mitte der 60er Jahre in einem Papierverarbeitungswerk in Wuppertal mit der Optimierung von Fertigungsabläufen und mit Materialfluss-Rationalisierung beschäftigt. Probleme in der Schriftgutverwaltung, die immer akuter wurden, veranlassten mich, Arbeitsabläufe und Aktenabläufe auch dort zu untersuchen und ähnliche Maßstäbe anzulegen. Dabei wurde mir bewusst, wie weit die Verwaltungen und Büros gegenüber Fertigungsbetrieben zurückgeblieben waren. Ich stellte fest, dass die Aktenordner und die Hängeregistratur, die ich Jahre zuvor noch selbst neu organisiert und geordnet hatte, ein echtes Hindernis darstellten. Das Abheften in diesen Schriftgutbehältern war enorm zeitaufwändig. Das war ein Grund mit dafür, dass Vorgänge nicht sofort bei der Bearbeitung abgelegt werden konnten. Die Folge war, es entstanden lose Papierstapel unsortierter und loser Bei einer Reklamation war es für den Sachbearbeiter unmöglich, sich alle
Es stellte sich heraus, dicke, voluminöse Mappen und Sammelakten, wie der Aktenordner, waren ein Hindernis für eine effektive Schriftgutorganisation. Viele Wir fanden weiter, dass dicke voluminöse Vorgänge sich in Wahrheit aus vielen kleinen Vorgängen zusammensetzten. Wenn man sie also in kleine Bearbeitungseinheiten auflöste, sparte man sich das viele Blättern und Suchen. Dünne Akten bieten zudem den Vorteil, dass nicht mehr abgeheftet werden muss. Es konnte jetzt die oft abgelehnte, aber enorm zeitsparende Loseblatt-Ablage verwirklicht werden, ohne dass ‚fliegende Blätter’ entstehen. Für Akten, die unbedingt geheftet werden mussten, wurde eine selbstklebende Heftvorrichtung entwickelt und patentiert, die jederzeit in eine Mappe befestigt werden konnte. Bei der Verwirklichung dieses Konzepts, ergaben sich einige Probleme. Übliche Mappen aus Karton, wie Aktendeckel und Hefter waren nicht geeignet. Auch die üblichen Beschriftungsreiter aus Plastik oder Metall waren in vieler Hinsicht ungeeignet. Neuartige Mappen mussten entwickelt werden, die wenig auftragend und doch so standfest waren, dass eine senkrechte Aufbewahrung ohne Hängeschienen möglich war. Das wurde durch abgekantete Seitenklappen erreicht. Wir nannten diese Mappen Ordnungs- oder Orga-Mappen. Weiter mussten Selbstklebe-Reiter entwickelt werden, die wenig auftragend, leicht und kostengünstiger waren, und die vor allem im Handumdrehen aufzusetzen waren. Das Ergebnis waren die so genannten Quick-Tabs. Hinzu kamen foliengeschützte Folienreiter und in neuerer Zeit der Strip-Tab. Als Neuheiten wurden sie patentiert. Alle Tabs sind selbstklebend und unter dem Begriff Orga-Tabs zusammengefasst. Es ist hier nicht der Raum, um alle Elemente, Zubehör und Zusatzartikel des Classei-Sofort-Ordnungs-Systems, kurz Classei-System genannt, zu besprechen, nur soviel sei gesagt: In der Praxis zeigte sich bald, dass unsere Erfahrungen mit dem neuen System unsere Erwartungen weit übertrafen. Es zeigte sich, was wir gar nicht erwartet hatten, dass sich der Raumgewinn im Schnitt so um die 50% bewegte, bei bestimmten Hängemappen erlebten wir sogar Raumeinsparungen von 80 und in einem Fall von 90%. Das waren sicherlich Einzelfälle, aber immerhin ein erstaunliches Ergebnis.Interessanter noch waren die neuen Möglichkeiten der Organisation und Ablaufgestaltung. Jetzt konnte sofort am Arbeitsplatz bei Entstehung eines Vorgangs eine Ordnungseinheit mit einer Ordnungs- oder Orga-Mappe gebildet werden. Die Mappen wurden wie Karteikarten in Ordnungs- oder Orga-Boxen Der Zeitgewinn war ebenso überwältigend. Unsere Zeitstudien belegten, dass sich in Durch diesen vielfältigen Nutzengewinn an Zeit, Raum und Kosten bestand in vielen Betrieben nicht mehr die Notwendigkeit, sich voll auf das papierlose Büro durch Dokumentenverwaltung in der EDV einzustellen. Natürlich lässt sich nicht leugnen, dass der Computer Möglichkeiten bietet, die mit dem Classei-System nicht abgedeckt werden können. Das führte uns schon vor einigen Jahren dazu, im eigenen Haus ein Software-Programm zu Das führte uns schon vor einigen Jahren dazu, im eigenen Haus ein Software-Programm zu entwickeln, das einerseits hervorragend mit dem Classei-System zusammenarbeitet, andererseits aber auch die Möglichkeit bietet, Dokumente papierlos zu verwalten. Dieses Programm unter den Markennamen Carma und neuerdings Carma-Organizer bekannt geworden, beinhaltet acht Anwendungsprogramme, so genannte Organizer, die vielfältige Ordnungs- und Verwaltungs-probleme in der Büroorganisation lösen. Um das Ganze abzurunden und kaum einen Bürobereich außer Acht zu lassen, |
Schriftstücke. Das zeigte sich in übervollen Ablagekästen. Es dauerte lange, bis 
Ordner an den Schreibtisch zu holen. Der einfachere Weg war, sich alle einschlägigen Schriftstücke aus den einzelnen Aktenordern auszuheften. Nach der erneuten Bearbeitung musste dann alles wieder abgeheftet werden. Dieses und vieles mehr schien nicht der Weisheit letzter Schluss zu sein. Aber das ist ja heutzutage alles überwunden, oder? Jedenfalls wurde mir damals klar, dass hier ein grundsätzlich neues Ordnungssystem entwickelt werden musste. Nach vielen Untersuchungen, Überlegungen, Tests usw. mit meinen Mitarbeitern entstand ein ebenso einfaches wie wirksames Organisations- und Ordnungssystem.