schnellanleitung
Classei-Schnellanleitung in 8 Schritten
Sofort-Ordnung heißt: Sofort bei Beginn der Bearbeitung eines Vorgangs anfallende Schriftstücke in eine konstante Ordnungseinheit zu überführen, die als Bearbeitungseinheit, Weiterleitungseinheit und Archivierungseinheit bestehen bleibt. Wie sieht das in der Praxis aus? Legen Sie sofort für alle eingehenden Dokumente und Vorgänge, für die noch keine Akte besteht, eine neue Orga-Mappe an. Das geschieht dadurch, dass Sie die den Vorgang betreffenden Schriftstücke in eine Orga-Mappe legen und einen mit dem Namen des Vorgangs ankleben. Sie stellen dann die Orga-Mappe wie eine Karteikarte in eine Orga-Box ab. So behalten Sie einen freien Schreibtisch und vor allem einen freien Kopf. Sie müssen später nicht hohe Papierstapel durchsuchen, sondern haben alles sofort griffbereit zur Hand. Wichtige Daten, die Sie auf Anhieb sehen möchten, wie beispielsweise Telefon- oder Kundennummer, können Sie direkt auf die Mappe schreiben. So dient die Orga-Mappe gleichzeitig als eine Art Karteikarte. Bilden Sie kleine Einheiten
Bilden Sie kleine Einheiten Wer ständig sucht, kommt nicht zum Arbeiten.
Wählen Sie eindeutige Such- oder Ordnungsnamen wie z.B. “Lebensversicherung” und nicht Versicherung oder “Excel-Seminar” und nicht Seminare. Beginnen Sie mit der Beschriftung der Tabs auf dem unteren schmalen Farbfeld möglichst weit links. Tipp: Bevor Sie beginnen, legen Sie bitte zuerst die Tab-Farben für Ihre Organisationsbereiche fest. Teilen Sie z.B. Ihren Büro- und/oder Arbeitsbereich in 10 Sektoren ein und geben Sie jedem Sektor eine Farbe aus den Farben 0 - 9. Beispiel für eine Einteilung innerhalb eines Unternehmens:
Orga-Tab ist der Gattungsbegriff, Quick-Tab der übliche Reiter aus starkem selbstklebenden Karton. Es gibt noch die folgenden Tabs:
OrgaTabs ankleben Lösen Sie den beschrifteten seitlich vom Bogen ab. Klappen Sie den beschrifteten Teil nach vorne und pressen Sie die Klebeflächen zusammen. Orga-Tabs immer an die h i n t e r e Mappenrückseite kleben. So bleiben die Tabs in der Box immer auf gleicher Höhe und gut sichtbar, denn die Rückseite ist stabilisiert durch die Seitenklappen.Positionieren Sie den Tab an die linke Seite des Buchstabenfeldes. Im Beispiel: Bayer - an ”| B |”.
Orga-Mappen sind mit Seitenklappen ausgestattet. Diese Seitenklappen sichern nicht nur Ihre Dokumente, sondern versteifen auch die Mappe. Sie kann so in der Orga-Box nicht absacken, der Orga-Tab ist immer auf gleicher Höhe und gut sichtbar. Hängeschienen sind überflüssig. Verwenden Sie nur die untere Klappe. So können Sie nicht nur den Inhalt gut einsehen und blättern, sondern haben auch eine Anschlagkante für das einzulegende Schriftgut. So kommt auch innerhalb der Mappe keine Unordnung auf, denn ein leichtes Schütteln des Mappeninhalts hochkant in Ihren Händen bringt alles wieder in Reih und Glied. Übrigens die obere Seitenklappe können Sie als “Merker” für entnommene Schriftstücke oder zur Unterteilung des Inhalts verwenden. Wohin mit den Mappen?Stellen Sie die bereiterten Orga-Mappen in Classei-Orga-Boxen ab. Reihen Sie die Mappen nach dem Alphabet von hinten nach vorne ein. Mappen mit dem Anfangsbuchstaben #8220;A” stehen also hinten und Mappen mit B und folgende werden jeweils davor eingereiht, so dass schließlich Mappen mit "Z" ganz vorne zu stehen kommen. Das nennen wir die vorgereihte alphabetische Ordnung. So verdecken sich die Reiter nicht gegenseitig. Die ersten Buchstaben bleiben im Blickfeld. Die gesuchte Mappe ist schnell gegriffen. Umgekehrt einsortiert würden sich die Tabs gegenseitig verdecken.
OrgaTabs ankleben
Lösen Sie den beschrifteten Quick-Tab seitlich vom Bogen ab. Klappen Sie den beschrifteten Teil nach vorne und pressen Sie die Klebeflächen zusammen. h i n t e r e Mappenrückseite kleben. So bleiben die Tabs in der Box immer auf gleicher Höhe und gut sichtbar, denn die Rückseite ist stabilisiert durch die Seitenklappen.Positionieren Sie den Tab an die linke Seite des Buchstabenfeldes.
Halten Sie den unteren Teil des Tabs zunächst etwas schräg nach hinten, so können Sie die Aufsetzkante des Beschriftungsfeldes auf den Mappenrand aufsetzen und den Reiter, wenn erforderlich leicht verschieben, um ihn genau über dem Buchstaben-Feld zu positionieren. Drücken Sie den Reiter jetzt an die Mappe. Orga-Tabs ist der Sammelbergriff für Selbstklebe-Reiter. Am meisten wird der einfache Karton-Reiter Quick-Tab verwendet, der oben beschrieben wird. Zusätzlich gibt es foliengeschützte Reiter wie der Strip-Tab und der Folien-Reiter. Der Quick-Tab kann aber auch nachträglich mit einem Folienschutz aus dem Schutz-Tab versehen werden. Classei-Kurs_5-6
Nutzen Sie die Seitenklappen der Orga-Mappen! Hängeschienen sind überflüssig. Verwenden Sie nur die untere Klappe. So können Sie nicht nur den Inhalt gut einsehen und blättern, sondern haben auch eine Anschlagkante für das einzulegende Schriftgut. So kommt auch innerhalb der Mappe keine Unordnung auf, denn ein leichtes Schütteln des Mappeninhalts hochkant in Ihren Händen bringt alles wieder in Reih und Glied. Wohin mit den Boxen ?
Classei-Orga-Boxen finden überall Platz. Sie können überall hin- und Classata-Schubladenschränke eignen sich besonders für die Orga-Boxen. Sie sind speziell für das Classei-Ablage-System entwickelt worden. Nützliche und sinnvolle Helfer
Es gibt eine Vielfalt an nützlichen Zubehörteilen, die einfach in die Mappen an beliebiger Stelle eingeklebt werden, wie z.B. CD- oder Diskettentaschen, DIN A6-Taschen, Visitenkarten- oder Dreiecktaschen. Somit sind nicht nur kleine Formate sicher aufbewahrt, sondern auch Vorgänge, die zusammengehören. Ein Beispiel sind Software-Programme mit CDs, Handbüchern, Booklets, Lizenzbestimmungen, Rechnungen und Readme-Texte. Sie alle finden übersichtlich Platz in einer Mappe. Vorgänge in Orga-Mappen, die Ihnen sehr wichtig sind, deren Inhalt unbedingt in chronologischer Reihenfolge erfasst werden muss (z.B. Prozessakten, Patentakten usw.), können jederzeit, auch nachträglich, mit selbstklebenden Heftvorrichtungen für die geheftete Ablage nachgerüstet werden.
Praxisbeispiele:
Nehmen wir an, Sie bekommen eine Anfrage eines Kunden auf den Tisch, die Sie bearbeiten müssen.
Bestellt der Kunde nach einigen Tagen, nimmt Ihre Sekretärin die Orga-Mappe aus der Box, legt die Bestellung hinein und leitet sie evtl. an die Verkaufsabteilung weiter. Nach Erledigung dort kann schließlich die Orga-Mappe mit dem gesamten Vorgang in der Abteilungs- oder Zentralregistratur auf gleiche Weise in einer Box abgestellt werden. Ein Sortieren und Abheften der zum Vorgang gehörenden Schriftstücke entfällt damit vollständig.So können Sie jedes Schriftmaterial als Vorgang ablegen. Zweites Beispiel: Sie lesen im Internet auf einer Webseite einen interessanten Vortrag, der über mehrere Seiten geht. Sie wollen ihn nicht am Bildschirm lesen, denn 1. kostet das Internet Geld, 2. wollen Sie den Artikel in Ruhe lesen, evtl. das eine oder andere markieren, 3. wollen Sie Ihre Augen schonen, zumal sich auf Papier alles leichter liest als am Bildschirm. Sie drucken den Artikel also aus. So machen Sie es mit vielen Texten, die im Internet oder per E-Mail angeboten werden. Wenn Sie jetzt nicht aufpassen, haben Sie im Nu die schönste Unordnung und ansteigende Aktenberge. |
So ist der erste Buchstabe nach dem Abstellen der Mappen immer gut sichtbar. Am schnellsten beschriften Sie mit unseren Folienschreibern (Art. 45 03 13), sie trocknen sofort, sind lichtecht und gut lesbar. Selbstverständlich sind die Tabs auch mit dem PC, z.B. mit unserer Software CarmaTab und Carma-Organizer zu beschriften.
Tipp:
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abgestellt werden, Auf dem Schreibtisch, im Schreibtisch, im Regal, in Schubladen-Schränken, in Roll-Containern u.dgl. mehr. Für den Schreibtisch kann eine repräsentative - transparente Acryl-Orga-Box verwendet werden. Alle zu bearbeitenden, wichtigen Vorgänge haben Sie immer im Blickfeld und können direkt darauf zugreifen. Das Suchen in flach abgelegten Aktenstapeln hört damit auf. Alle anderen weniger aktuellen Vorgänge finden Platz in Schreibtisch-Schubläden. Hängerahmen-Auszüge ohne Boden sind kein Problem, denn Sie können an die Boxen Griff- und Hängeleisten anklipsen. Jedes Aktenordner-Regal eignet sich auch für Orga-Boxen, die einfach auf den Fachböden flachstehend abgestellt werden. Da die Orga-Boxen in der Höhe sehr viel niedriger sind als die Aktenordner, gewinnen Sie Platz in der Höhe. Sie können ihn nutzen, indem Sie die Fachböden verstellen.
