Das papierlose Büro

Das papierlose Büro.

Das papierlose Büro. Wurde es verwirklicht? Das Papier ist tot, es lebe das Papier!. So hört man es immer häufiger. Alle Welt redet allerdings noch davon, dass dank der technologischen Fortschritte das Papier in Kürze aus den Büros und Amtsstuben verschwunden ist und einer rationelleren Arbeitsweise Platz macht. Und doch, wenn man den Statistikern glauben kann, nimmt das Papier nicht ab, sondern zu. Angesichts der Jahr 2000 Problematik bedauerten einige, dass sie nicht alle ihre Informationen auf Papier gespeichert hatten. Zumindest warteten viele ab, bevor sie mit der Einführung neuer Dokumenten- und Workflow-Management-Methoden beginnen, zumal der Aufwand und die organisatorische Umstellung nicht unerheblich sind. Die es schon eingeführt haben, bewahren ihre papierenen Schriftstücke sicherheitshalber noch auf, haben dafür aber wenig geeignete Ordnungssysteme zur Verfügung. In einem Unternehmen soll es die Anweisung gegeben haben: "Bevor wir die Originale wegwerfen, machen wir sicherheitshalber eine oder mehrere Kopien davon". In den VDI Nachrichten lasen wir dieser Tage: Die Idee, schlappe Verwaltungsapparate mit Hilfe von Computern auf Trab zubringen, ist nicht neu. Schon in den siebziger Jahren wurde die Digitalisierung der Büroumgebung als Mittel zum Abbau der Papierberge angepriesen. Knapp zwanzig Jahre später ist das papierlose Büro immer noch in weiter Ferne –schlimmer noch: "Firmen verdoppeln die Anzahl ihrer Dokumente alle zwei Jahre", so die Beobachtung von Philip Carnelly, Analyst beim britischen Marktforschungshaus Ovum.   Classei und Carma als Lösungsanbieter In dieser Situation sollten wir ganz nüchtern an die Dinge herangehen, alle derzeitigen, und alle vernünftigen Möglichkeiten ausschöpfen, ohne uns dabei von der technologischen Entwicklung abzukoppeln. Mit unserem neuen Programm Carma-Organizer und mit unserem seit Jahren im In- und Ausland bewährten Schnellordnungssystem Classei wollen wir nicht nur den großen, sondern auch den mittleren und kleinen Unternehmen, Freiberuflern, Wissenschaftlern und ebenso den privaten Anwendern ein Werkzeug an die Hand geben, mit dem sie schnell zu praktischen Resultaten kommen. Ordnung schaffen ist die kleine Mühe, sich vor Chaos zu bewahren. Der Computer ist uns ein gutes Beispiel. Wenn man nicht ganz präzise seine Eingaben macht, nur ein kleines Zeichen falsch eintippt, verweigert er oder stürzt total ab. Ohne unsere Kenntnis, was dem Computer schmeckt, können wir ihn nicht bedienen und keine Arbeit von ihm bekommen. Trotz KI (künstlicher Intelligenz) kann der Computer ohne den Menschen nichts tun und oft braucht man wirklich ein gutes Gedächtnis, um sich an die langen Pfade, Dateinamen und Aktionsabläufe zu erinnern. Für uns war daher die Frage, wie können wir ohne große Gedächtnisleistungen Carma-Organizer bedienen. Als Refa-Ingenieure betrachten wir diese Dinge arbeitswissenschaftlich, manchmal mit der Stoppuhr. Programmierer sehen in erster Linie die programmtechnischen Möglichkeiten. Sie verlangen, dass sich die Organisation an das Programm anpasst. Wir meinen, dass der Mensch im Mittelpunkt steht und alles hat nur den Zweck, ihm die Arbeit zu erleichtern. Das gilt nicht nur für das Business-Office, sondern auch für das Home-Office, denn das ist für viele zum Arbeitsplatz zu Hause geworden. Bestellen Sie noch heute Ihr Praxis-Kit (Einsteiger-Packet). Hier erfahren Sie was das Praxis-Kit beinhaltet und was es kostet.

30.07.2010